セミナー開催のポイント。定員数を決めるヒント。

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大丈夫、あなたなら出来る！　
ソーシャル・マーケティング協会 代表理事の白鳥友康です。

定員数の決定にもっとも影響の大きい要素は、セミナーを開催する目的です。その目的によって、定員にはかなり幅が出るでしょう。その他にも、セミナー開催の頻度、投入できる人員数、予算など様々な要素から定員数を決めることになります。

セミナーというのは、開催する側としては、何人参加しても、話す内容も、セミナーに掛かる時間も同じ。ですから、同じ日にできるだけたくさんの参加者に参加してもらう方が、時間的、エネルギー的な効率が良いです。

先日お伝えした「セミナー開催の目的」を覚えていますか？

○新規見込客の獲得
○見込客への商品・サービスの販売
○セミナー単体での収益
○既存客へのサポート、フォロー
○パートナー企業へのノウハウ提供

この目的に応じて、定員数を決めていきましょう。しかし、多ければ良いというものでもありません。おおまかに分けて、定員のパターンには、下記のパターンがあります。それぞれ特徴がありますので、説明していきますね。

○100人以上
○50?100人程度
○20?40人程度
○10人程度

まず【100人以上】のパターンです。

この人数になると、セミナー運営にもそれなりに負荷が掛かってきます。この場合は、当日に運営を手伝ってくれるスタッフを最低数名は確保すると良いでしょう。

また、100人以上の参加者を集める場合は、参加費を低めに押さえた方が集客が楽です。セミナー開催の目的にも関わってきますが、やはり参加費が安いことは集客にプラスに働きます。

このサイズのセミナーの場合は、「できるだけたくさんの人に情報を届けること」が主題になっていることが多いので、「新規見込客の獲得」といった目的を達成するのに向いているでしょう。

次に【50?100人程度】のバターンです。

このレベルの人数であれば、会場も比較的みつかりやすいです。100人未満の会場は、複数の貸会議室であれば、だいたい一番大きな会議室として準備してあることが多いからです。

この人数でも、最低受付のスタッフとその他の雑用などをやるスタッフの数名がいた方が良いです。セミナー開始時間に近くなると、100名近くの参加者がまとめて来場するので、その対応が素早くできるようにしたいところですね。

集客の難易度、会場探し、参加費設定の柔軟性という観点から考えると、「セミナー単体での収益」という目的のためにセミナーを開催するようだと、この定員数が効率が良いです。参加費1万円で100人参加してもらえば、100万円の売上ですからね。

次です。【20?40人程度】のパターン。

恐らく「会場選び」という視点から見た場合、一番楽なのが、この人数です。世の中の貸会議室の定員は、だいたいがこの人数に当てはまりますので、一番交通の便が良く、会場もキレイな場所を選ぶことができるでしょう。

運営の負荷も少なく、講師と受付の人がいれば開催できます。できれば、細かい雑用をやる人がいると、よりスムースに運営が可能ですね。

この定員数は、柔軟性が高いので、セミナー開催の目的を自由に設定ができます。ただし、柔軟性が高いからこそ、目的が曖昧な状態でセミナーを開催してしまうことが多いので注意が必要です。

最後に【10人程度】のパターン。

この定員数であれば、講師一人でも気軽に開催できます。できれば受付担当が一人いると、セミナー全体の見栄えが良くなるのでオススメです。

会場選びについてですが、実は10人以下の貸会議室というのは、「20?40人」の定員数の貸会議室より少ないです。なぜならば、自社に会議室がある企業の場合は、だいたい10名弱が座れる会議室のこのが多いからでしょう。

つまりです。この定員数のセミナーであれば、貸会議室を借りる必要もなく、自社の会議室で開催が可能ということです。これは、会議室を借りる料金以外にも、とても大きなメリットがあります。それは…

「なにか忘れた場合でも、すぐに取りにいける」

という点です。セミナー当日は、とても忙しいので、レジュメを印刷し忘れてしまったり、レーザーポインターを忘れてしまったり、様々な小さなトラブルが発生します。その小さなトラブルも自社の会議室であれば、簡単に解決できますよね。

そして、「見込客への商品・サービスの販売」の目的に一番向いているのも、この定員数です。

講師と参加者との距離が近すぎず遠すぎず、ちょうど良いのです。講師はひとり一人の反応を確認しながら話せます。参加者の方も、座談会のような雰囲気になるので、気軽に質問しやすく、セミナー内容の理解が深まりやすくなります。

何か商品を購入する時には、疑問点はしっかりと解決しておきたいのが人間ですので、この定員数は「見込客への商品・サービスの販売」の目的にピッタリですね。

いかがでしたか？

セミナーの定員を決めるだけでも、様々な要素がからみ合っていることがお分かりいただけましたでしょうか？

注意点としては、「セミナー開催の目的」で定員数を決めることが重要です。「いい会場が予約できたから」などと、会場ベースで定員数を決めないようにしてくださいね。

さてさて、セミナーが開催できる気がしてきましたか？
きっと大丈夫です^^

最後までお読みいただいて、ありがとうございます。

白鳥友康

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